Cómo pedir (y exigir) lo esencial – Aquí explicamos cómo definir requisitos para elegir soluciones de digitalización con calidad, seguridad y eficiencia, sin caer en los errores más habituales: iniciar la digitalización sin estar preparados y decidir solo por el precio más bajo.

Antes de comparar equipos, decida por qué y para qué va a digitalizar, qué nivel de calidad necesita y cómo se comprobará esa calidad. Solo así evitará tener que volver a digitalizar y protegerá el fondo. Esta guía le ayuda a preparar el encargo adecuado para equipos internos o proveedores.

No es “comprar un escáner”: es planificar resultados

Un error frecuente es empezar buscando la marca/modelo que cubra el tamaño de los documentos. La decisión correcta empieza por definir el resultado: ¿qué es aceptable para su objetivo? Sin esta definición, las propuestas son incomparables y aumenta el riesgo de “tener que repetir”. Hacerlo bien a la primera siempre es más barato que corregir con equipos inadecuados.

¿Cuál es el objetivo: acceso, preservación… o ambos?

No existe una “calidad universal”.

• Acceso/divulgación prioriza rapidez, legibilidad y formatos comunes y de uso sencillo.

• Preservación a largo plazo exige ficheros, formatos y metadatos preparados para migrar con el tiempo y sostener nuevos usos.

  Muchos proyectos combinan ambos, pero con niveles y entregables distintos (los objetos digitales finales). Es necesario definir el objetivo desde el inicio y pedir que las ofertas lo respeten. A continuación se utiliza Preservation Digital Object (PDO) —también llamado máster de preservación— para designar los ficheros destinados a la conservación a largo plazo.

La calidad es verificable (y forma parte de un flujo de trabajo, no solo de una revisión final)

La calidad de imagen se mide y se demuestra. Referencias como la Federal Agencies Digital Guidelines Initiative (FADGI), Metamorfoze o las normas ISO de calidad de imagen (p. ej., ISO 19264) ayudan a enmarcar niveles de calidad.

NOTA: Más importante que conocer estas guías al detalle es exigir un método de verificación y registros de calibración con cartas de prueba (dianas de calibración).

Nota breve sobre DPI/PPI

Preguntar “¿a cuántos DPI digitalizan?” no garantiza la calidad. DPI/PPI es solo la tasa de muestreo. Lo que determina la legibilidad y la fidelidad es la capacidad óptica real del sistema y una verificación objetiva (p. ej., nitidez/MTF, ruido, color). Traducción práctica: en lugar de preguntar por los “DPI”, pide muestras con diana/estándar y un informe de QC.

“La calidad no es una opinión — es verificable.”

IMPORTANTE: La captura es solo una fase del proceso. Antes están la preparación del objeto (catalogación y tratamiento archivístico; asegurar que puede manipularse sin riesgo desde la conservación). También se definen metadatos, metodologías operativas y el conjunto de ficheros/derivados. Después: captura, control de calidad (QC), preservación digital y acceso. Si una de estas fases falla, falla el proyecto.

Colaboración interna: el proyecto es de todo el equipo

Digitalizar con criterio exige trabajo transversal: dirección, conservadores, archivo/biblioteca, TI, comunicación y operadores de captura. Defina responsabilidades claras: quién marca la política, quién prepara y manipula, quién valida, quién gestiona cambios. La contribución de todos es esencial.

Primer paso recomendado: formación/capacitación del equipo interno sobre preparación para la digitalización, para alinear conceptos (objetivos, niveles de calidad, riesgos de manipulación, evidencias de QC y entregables). Una hora de formación evita semanas de revisiones y repeticiones.

Las 5 preguntas que guían la conversación con el posible proveedor

1. ¿Cual es el uso final? Quién lo usará, cómo estará disponible y en qué contextos.

2. ¿Cual es el nivel de calidad? Referencia a FADGI/Metamorfoze y/o normas ISO.

3. ¿Cómo se valida? Qué evidencias de QC se entregan (muestras comprobables, informes, cartas de prueba y registros de calibración).

4. ¿Qué riesgos existen para el fondo? Manipulación, iluminación, contacto/no contacto, límites operativos y cuándo detenerse para evaluación de conservación.

5. ¿Cuales son los entregables y sostenibilidad pos-proyecto? Máster/preservación y derivados, metadatos mínimos, almacenamiento, preservación digital y plan de acceso/publicación.

Preparar el fondo antes de encender los equipos

Es importante establecer prioridades por beneficio/riesgo/coste, identificar los posibles “casos-problema” (encuadernaciones frágiles, formatos no normalizados) y coordinar la logística con conservación: cuándo desmontar un objeto y digitalizar por partes, cuándo no desmontarlo; cuándo usar un soporte, cuándo rechazar métodos de digitalización con contacto directo. El equipo de conservación ayuda a preparar para que no haya sorpresas ni retrasos solo porque un documento no está en condiciones de ser digitalizado. También se define el encuadre (framing: imagen con/sin bordes y elementos periféricos) y el fondo a utilizar, para garantizar consistencia visual y técnica. Además, se verifica la posibilidad de dividir la colección en lotes de formatos idénticos. Esta preparación reduce cambios frecuentes de configuración y mejora la eficiencia (calidad y tiempo) sin sacrificar la seguridad del objeto.

Cómo comparar ofertas sin ser especialista

Solicite que cada oferta incluya:

• Descripción del flujo de trabajo (desde la preparación hasta el QC y la entrega), con funciones y responsabilidades.

• Muestras comprobables hechas con su material (o equivalente), no solo portfolios genéricos.

• Informe de QC con el método de verificación utilizado, cartas de prueba y registros de calibración, y resultados de ejemplo.

• Entregables claros: ficheros máster/preservación, derivados, metadatos, informes y otra documentación.

• Soporte posentrega: plazos, correcciones, garantías, formato de transferencia y validación final.

Señales de alerta (para frenar a tiempo)

• “Controlamos la calidad mirando la imagen para ver si está bien. Tenemos usuarios formados que lo revisan todo.”

  • Que los operadores estén formados es excelente, pero es imprescindible exigir métodos de evaluación de la calidad objetivos y medibles, alineados con FADGI / Metamorfoze / ISO.

• “Tenemos el equipo con más megapíxeles.”

  • Los megapíxeles no equivalen a calidad. Lo que importa es la resolución efectiva y la nitidez medida.

• “Digitalizamos a XX dpi.”

  • Los DPI por sí solos no bastan ni indican, por ejemplo, la legibilidad. Es necesario exigir métodos de evaluación de la calidad objetivos y medibles.

• “Definimos la misma calidad para todo; así es más rápido.”

  • Proyectos distintos requieren niveles distintos. No se pueden usar los mismos parámetros para un libro, una fotografía y una estampa.

• “¿Metadatos? Ya se verá.”

  • Definir metadatos mínimos desde el inicio e integrarlos en el flujo de trabajo evita reprocesos y errores innecesarios.

• “No es necesario involucrar a conservación.”

  • ¡Sí es necesario! Un documento frágil o de formato atípico puede retrasar el trabajo. A menudo se segregan para “digitalizar más tarde” y acaban excluidos, olvidados y desvalorizados.

Conclusión: exigir bien es conservar mejor

Digitalizar no es solo tecnología: es una estrategia de gestión de colecciones y una forma de preservación. Con objetivos claros, criterios verificables y un equipo alineado, comparar ofertas es sencillo y los resultados, duraderos. Planificar también implica presupuestar el coste recurrente de mantener el PDO (almacenamiento, gestión y migraciones) para justificar la inversión y mantenerla válida en el tiempo.

Para apoyar ese primer paso, hemos preparado una checklist práctica: qué pedir y validar para que el proyecto empiece con buen pie.

Recomendación adicional. Recurso técnico independiente sobre calibración, evaluación objetiva y eficiencia de muestreo en la digitalización de patrimonio: Land to Landscape – Reprodução Digital de Bens Patrimoniais. Trata dianas/targets, perfiles ICC, validación de resultados y ficheros máster de preservación.

👉 Ponte en contacto con nosotros para adaptar a la colección y contexto de su institución y definir una estrategia (formación inicial, definición de requisitos, selección de proveedores o ejecución).