Como pedir (e exigir) o essencial – Aqui falamos de como definir requisitos para escolher soluções de digitalização com qualidade, segurança e eficiência, sem cair nos erros mais comuns de avançar com a digitalização sem estar preparado e de escolher pela proposta com o preço mais baixo.

Antes de comparar equipamentos, é essencial decidir o porquê e para quê se vai digitalizar, qual o nível de qualidade necessário e como será a qualidade comprovada. Só assim se evita ter de voltar a digitalizar documentos que já foram digitalizados e se protege o acervo. Este guia ajuda a preparar o pedido certo a equipas internas ou fornecedores; e damos uma checklist prática para descarregar no final.

Não é “comprar um digitalizador”: é planear resultados

Um erro frequente é começar por procurar o equipamento marca/modelo que possa digitalizar no tamanho dos documentos que temos. Mas a decisão correta começa ponderando o que se pretende como resultado: o que é aceitável para o vosso objetivo? Sem esta definição, as propostas ficam incomparáveis e o risco de ter de “fazer outra vez” aumenta. Fazer bem à primeira sai sempre mais barato do que remediar, com equipamentos que não são os adequados.

Qual é o objetivo: acesso, preservação… ou ambos?

Não existe uma “qualidade universal”.

• Acesso/divulgação dá prioridade à rapidez, legibilidade e formatos de uso comuns e de fácil acesso.

• Preservação a longo prazo exige ficheiros, formatos e metadados preparados para com o tempo migrar para novas plataformas e sustentar novos usos.

  Muitos projetos combinam ambos, mas com níveis e “entregáveis” (os documentos digitais finais) distintos. É necessário definir o objetivo logo à partida e pedir que as propostas o respeitem. A seguir refere-se objeto digital de preservação (Preservation Digital Object – PDO), também referido como matriz de preservação, para designar ficheiros digitais de preservação a longo prazo.

Qualidade é verificável (e faz parte de um fluxo de trabalho e não apenas uma avaliação final)

A qualidade de imagem mede-se e comprova-se. Referências como a Federal Agencies Digital Guidelines Initiative (FADGI), Metamorfoze ou normas ISO de qualidade de imagem (ex.: ISO 19264) ajudam a enquadrar níveis de qualidade.

NOTA: mais do que conhecer estas guias e normas ao detalhe o importante é exigir um método de verificação e registos de calibração com miras técnicas (ou alvos de calibração).

Nota breve sobre DPI/PPI

Perguntar “a quantos DPI digitalizam?” não garante qualidade. DPI/PPI é apenas a amostragem. O que determina legibilidade e fidelidade é a capacidade óptica real do sistema e uma verificação objetiva (ex.: nitidez/MTF, ruído, cor).

Tradução prática: em vez de perguntar pelos "DPI”, peça amostras com alvo e relatório de QC.

“Qualidade não é opinião — é verificável.”

IMPORTANTE: a captura é só uma fase do processo de digitalização. Antes disso temos a preparação do objeto, seja a catalogação e tratamento arquivístico seja garantir que do ponto de vista da preservação/conservação está em condições de ser manipulado sem risco de deterioração. Também são definidos os metadados, metodologias operativas e os ficheiros/derivados. Só depois vem a captura, o controlo de qualidade (QC), a preservação digital e o acesso. Se uma destas fases falha, o projeto falha.

Colaboração interna: o projeto é de toda a equipa

Digitalizar com critério exige colaboração transversal: direção, conservadores, arquivo/biblioteca, TI, comunicação e quem opera a captura. Por isso devem ser definidas responsabilidades claras: quem decide políticas, quem prepara e manuseia, quem valida, quem gere alterações. A contribuição de todos é essencial.

Primeiro passo recomendado: formação/capacitação da equipa interna sobre a preparação para a digitalização, para alinhar conceitos (objetivos, níveis de qualidade, riscos de manuseamento, evidências de QC e entregáveis). Uma hora de capacitação evita semanas de revisão e repetições de trabalho.

As 5 perguntas que conduzem a conversa com o potencial prestador de serviço

1. Qual o uso final? Quem vai usar, como vai estar disponível, em que contextos?

2. Qual o nível de qualidade? Referência a FADGI/Metamorfoze e/ou normas ISO.

3. Como é validado? Que evidências de QC são fornecidas (amostras testáveis, relatórios, miras de calibração e registos de calibração).

4. Que riscos existem para o acervo? Manuseamento, iluminação, contacto/não-contacto, limites operacionais e quando parar para avaliação de conservação.

5. Quais são os entregáveis e qual a sustentabilidade pós-projeto? Formatos de preservação/matriz e derivados, metadados mínimos, armazenamento, preservação digital e plano de acesso/publicação.

   
   

Preparar o acervo antes de ligar os equipamentos

É importante definir prioridades por benefício/risco/custo, identificar os potenciais “casos-problema” (encadernações frágeis, formatos não normalizados) e combinar a logística com a conservação: quando desmontar um objeto e digitalizar por partes, quando não desmontar; quando usar um suporte, quando recusar métodos de digitalização com contacto direto. A equipa de conservação ajuda a preparar para depois não haver surpresas e atrasos só porque um documento não está em condições de ser digitalizado. Define-se também o enquadramento (framing: imagem com/sem bordas e elementos periféricos) e o fundo a utilizar, para garantir consistência visual e técnica. Verifica-se ainda a possibilidade de dividir a coleção por lotes de formatos idênticos. Esta preparação reduz trocas de configuração frequentes e ganha-se em eficiência (qualidade e tempo) sem sacrificar a segurança do objeto.

Como comparar propostas sem ser especialista

Pedir que cada proposta traga:

• Descrição do workflow (o fluxo de trabalho desde a preparação ao QC e entrega), com funções e responsabilidades.

• Amostras testáveis feitas com o vosso material (ou equivalente), e não apenas portfólios genéricos.

• Relatório de QC com o método de verificação usado, miras técnicas e registos de calibração e resultados-exemplo.

• Entregáveis claros: ficheiros matriz/preservação, derivados, metadados, relatórios e outra documentação.

• Suporte pós-entrega: prazos, correções, garantias, formato de transferência e validação final.

  
  

Sinais de alerta (para pôr um travão a tempo)

• “Controlamos a qualidade observando a imagem para ver se está bem. Temos utilizadores treinados que verificam tudo.”

  • Operadores com formação é excelente, mas é necessário exigir métodos de avaliação de qualidade objetivos e mensuráveis, alinhados com as indicações FADGI/Metamorfoze/ISO.

• “Temos o equipamento com mais megapíxeis.”

  • Megapíxeis é diferente de qualidade. O que importa é a resolução efetiva e a nitidez medida.

• “Fazemos digitalização a XX dpi.”

  • Os dpi por si só não chegam, pois não indicam, por exemplo, legibilidade, é necessário exigir métodos de avaliação de qualidade objetivos e mensuráveis.

• “Definimos a mesma qualidade para tudo, assim é mais rápido.”

  • Projetos distintos pedem níveis diferentes. Não se podem usar os mesmos parâmetros para um livro, uma fotografia ou uma estampa.

• “Metadados? Depois vê-se.”

  • Definir metadados mínimos à partida e integrá-los no fluxo de trabalho evita revisões e erros desnecessários.

• “Não é necessário envolver a conservação.”

  • É necessário! Um documento frágil ou com formato atípico pode atrasar o trabalho. Muitas vezes são segregados para “digitalizar mais tarde” e acabam excluídos, esquecidos e desvalorizados.

Conclusão: exigir bem é conservar melhor

Digitalizar não é apenas tecnologia: é uma estratégia de apoio à gestão de coleções, é uma forma de preservação. Com objetivos claros, critérios verificáveis e uma equipa alinhada, comparar propostas torna-se simples e os resultados duradouros. Planear inclui também orçamentar o custo recorrente de manter o ficheiro matriz/de preservação (PDO), isto é, o armazenamento, a gestão e migrações, para que se possa justificar o investimento e se mantenha válido com o tempo.

Para apoiar esse primeiro passo, preparámos uma checklist prática: do que pedir e validar para que o projeto comece com o pé direito.

No atelier CCC podemos ajudar a três níveis:

• Formação curta e dirigida a toda a equipa para alinhar objetivos, critérios e fluxos de trabalho.

• Avaliação de propostas, ajudamos a escrever cadernos de encargos e a fazer a seleção com base em evidência mensurável (amostras testáveis, QC, entregáveis, sustentabilidade).

• Execução com metodologias seguras para o acervo, verificação de qualidade e documentação completa.

Digitalizar não é uma escolha sobre quantos DPI tem a imagem; é uma sequência de decisões certas. Preparar, medir e conservar é o que faz um projeto com sucesso e com resultados duráveis.

Recomenda-se também este recurso técnico independente sobre calibração, avaliação objetiva e eficiência de amostragem em digitalização patrimonial: Land to Landscape – Reprodução Digital de Bens Patrimoniais. Aborda miras, perfis ICC, validação de resultados e ficheiros matriz de preservação.

👉 Descarregar a checklist “O que exigir num projeto de digitalização”

👉 Agendar uma conversa rápida para adaptar a checklist ao contexto da instituição e definir uma estratégia (formação inicial, definição de requisitos, seleção de fornecedores ou execução).