Boas Práticas
Registar para preservar: o inventário como ponto de partida para cuidar
Quando se fala de conservação de património, é natural que a atenção vá para ações visíveis: acondicionar, higienizar, restaurar. Mas há um documento técnico fundamental que está na base do trabalho de qualquer instituição: o registo – ou inventário.
Estas são duas designações para a mesma tarefa, usadas consoante o tipo de instituição: “registo” em arquivos e bibliotecas, “inventário” nos museus. Trata-se de um trabalho partilhado por vários profissionais, mas com um objetivo comum: garantir que cada objeto não só existe fisicamente, como também está documentado.
Pela sua importância como ferramenta de preservação e gestão de coleções, neste artigo explicamos o que é o registo, que informação deve conter, por que razão é o primeiro passo para qualquer ação de conservação – e o que se perde quando ele falta.
Conhecer é proteger
Registar um objeto significa atribuir-lhe um número único, descrever as suas características principais, indicar a sua proveniência, localização e estado de conservação. Este processo marca o início do seu percurso institucional e sustenta todas as decisões que se tomam sobre ele.
Não é uma simples formalidade – é também a primeira forma de preservação. É um documento essencial em qualquer instituição com espólio cultural, pois liga o objeto à coleção e à sua história. Em termos legais, comprova a relação do objeto com a instituição e constitui o primeiro nível de proteção em processos de classificação de património.
Do ponto de vista da conservação, o registo é também a primeira barreira contra o risco de dissociação.
Sem registo, um objeto pode sobreviver fisicamente, mas deixa de estar ligado à sua história, função e contexto. Uma espada sem registo é apenas uma espada. Mas se soubermos que pertenceu a determinado oficial, que foi usada numa batalha, que entrou na instituição numa data específica e por doação de uma família, então essa espada ganha densidade, significado, valor – e torna-se parte da nossa história e cultura.
O que é o registo (ou inventário)?
Em arquivos e bibliotecas, é comum falar-se em registo; em contextos museológicos, fala-se em inventário. A função é a mesma: marcar a entrada formal de um objeto num acervo institucional.
O registo pode assumir várias formas: ficha manual, livro de registos, ficheiro de dados (como um Excel) ou base de dados estruturada. Para garantir redundância e maior segurança, é prática comum manter registos físicos (em papel) replicados digitalmente.
Independentemente da forma, o objetivo é sempre o mesmo: identificar cada peça de forma individual, única e permanente.
O que deve conter o registo?
Número de registo único – sequencial, sem repetições
Tipo de objeto ou documento (ex: livro, fotografia, escultura, mobiliário…)
Título ou identificação principal
Autor ou produtor, se conhecido
Data de produção ou data aproximada
Forma de aquisição (doação, compra, depósito, incorporação…)
Características físicas, incluindo dimensões e materiais constituintes
Localização física exata (sala de depósito, vitrina, estante, prateleira, caixa…)
Estado físico no momento da entrada
Observações adicionais (ex: anotações manuscritas, sinais de deterioração, restrições de acesso, associação a outros objetos)
Sempre que possível, o registo deve ser complementado com imagens. Os objetos, uma vez registados, devem ser identificados com etiquetas que facilitem a associação ao respetivo registo – mesmo que inicialmente se usem etiquetas temporárias.
Porquê registar? O que está verdadeiramente em causa
1. Prova de pertença
O registo formal comprova que o objeto pertence à instituição. Sem ele, torna-se difícil recuperar peças extraviadas, defender juridicamente a sua posse ou justificar a sua guarda.
2. Preservação da história e do contexto
Cada objeto tem uma origem, um percurso e, muitas vezes, ligações a outras peças do acervo. O registo é o elo que mantém essas conexões vivas. Sem ele, perde-se a coerência da coleção.
3. Localização e organização
O registo permite saber exatamente onde está cada item. Isso é essencial para a gestão das reservas, circulação de materiais, atendimento ao público e segurança patrimonial.
4. Planeamento e estratégia
Só é possível planear a organização dos depósitos ou reservas, planear ações de conservação e, em geral, fazer uma boa gestão de coleções com base num levantamento fiável do que existe, onde está e em que estado se encontra.
5. Valorização e visibilidade
Um espólio bem registado é mais fácil de cuidar, divulgar, expor e incluir em ações como candidaturas a financiamentos, projetos educativos ou investigação. Ganha estatuto e reconhecimento.
O risco de dissociação
Entre os chamados “dez agentes de deterioração”, há um frequentemente negligenciado: a dissociação.
Dissociação é a perda da ligação entre o objeto e a sua documentação, proveniência ou significado.
Pode ocorrer por extravio de etiquetas, separação de partes, falhas na documentaç ão ou mudanças de espaço mal acompanhadas. Mas o maior risco é a ausência – ou erros – de registo formal.
➡️ Sem registo, o objeto perde identidade. E sem identidade, deixa de ser património.
Como o registo técnico apoia a conservação
Além da sua função documental, o registo tem um papel fundamental na conservação preventiva:
Identifica peças frágeis ou danificadas desde o início
Permite acompanhar o estado físico ao longo do tempo
Ajuda a detetar padrões de risco (materiais vulneráveis, zonas críticas…)
Serve de base para planear o espaço necessário nas reservas, depósitos e exposições
Apoia decisões sobre mobiliário e acondicionamento
Prioriza intervenções e justifica os processos de decisão
Exemplos práticos
📖 Biblioteca escolar
Um levantamento revelou dezenas de livros sem registo, guardados numa arrecadação. Após a atualização do documento técnico, integraram a coleção ativa e foram incluídos no projeto de valorização da leitura pelo serviço educativo.
🏛️ Museu local
Durante uma campanha de digitalização, verificou-se a perda de etiquetas e atribuições erradas. A falta de inventário causou atrasos e custos adicionais. Com o inventário atualizado, foi possível retomar a digitalização, reconstituir séries, identificar autores e valorizar o conjunto.
🗃️ Arquivo comunitário
A atualização do registo físico e digital de um espólio paroquial permitiu reorganizar caixas, planear a aquisição de novas estantes e identificar documentos prioritários para conservação preventiva.
Boas práticas no registo de acervos
Todos os objetos devem ser registados – individualmente. Mesmo em casos de duplicados ou conjuntos, cada item deve ter entrada própria.
Ex.: cada volume de uma enciclopédia, duas esculturas idênticas que formam um par, ou um acessório ou elemento que tem informação suficiente para ter autonomia descritiva deve ter número próprio.
A numeração deve ser única e irrepetível.
O sistema deve ser claro, coerente e fácil de manter e interpretar ao longo do tempo, mesmo por elementos que venham a integrar a equipa no futuro.
O registo deve ser atualizado regularmente, com revisão periódica do estado físico e da localização, para a qualquer momento, qualquer peça possa ser rapidamente identificada, sem risco de dissociação.
O papel do serviço Conservar +
Na Catarina Cortes Conservação & atelier CCC, o registo é uma ferramenta central. No âmbito do serviço Conservar +, apoiamos instituições a:
Iniciar ou atualizar registos ou inventários
Aconselhar sobre sistemas de registo manual e digital
Definir modelos adaptados à realidade específica de cada instituição
Estabelecer prioridades em coleções não organizadas
Relacionar o registo com diagnósticos e ações de conservação
Integrar o registo em planos mais amplos: arrumação, reorganização, digitalização, valorização
Conclusão – Registar é cuidar antes mesmo de intervir
O registo técnico é a primeira ferramenta de conservação.
Não é burocracia – é responsabilidade.
É ele que transforma um objeto em património com identidade, contexto e futuro.
Se está a começar a cuidar de um espólio, não salte etapas.
➡️ Comece pelo registo. Nós ajudamos.
Porque antes de conservar, é preciso saber o que se tem, onde está e o que representa.
📩 Quer começar?
Se precisa de apoio para iniciar ou reorganizar o registo do seu acervo, fale connosco.
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